サラリーマン時代とは違う！帳簿の付け方と経費の証明

Eタイプ・サラリーマン時代に「経費」といえば、社員が支払いを立て替えて領収書をもらってきて、経理部に渡すと処理してくれるシステムだったと思います。

Sタイプ・個人事業主やIタイプ・投資家になると、領収書やレシートを集めて保管するのも、帳簿としてまとめるのも自分でやる必要があります。

経費を支出したことを証明するために、証憑（しょうひょう）の集め方と帳簿による記録方法を学びましょう。

経費の証明

経費を証明するためには証憑が必要です。証憑とは取引があったことを証明する根拠・証拠のことです。

下記にある通り効力の強さは異なりますが、証憑自体を残しておくことが重要です。

領収書

取引の証明として、一番証明する効力が強く一般的に使われるのが領収書です。

ただ領収書をもらう際に下記を確認しないと、効力が限定されますので受け取る際にチェックしましょう。

また領収書は、税抜き価格が５万円を超えると収入印紙が必要となります。発行側の負担で貼付してもらうものですので、忘れずに確認しましょう。

レシート

経費の支払いがあったことさえ証明できれば、領収書でなくても大丈夫です。

例えばコンビニで文房具を購入した際は、レシートをもらった後にわざわざレジで領収書をもらい直すことはないと思いますが、問題ありません。

レシートは支払いの証明になりますが、１点だけ注意が必要です。

この注意点はレシートだけでなく、感熱紙全般に対して当てはまりますので、レジからレシートロールを使って出力されるタイプの領収書の場合は、同様に注意が必要です。

またレシートに事業に関わる用途の物品と、そうでないものが混在する場合は、後で分かるようにマーカーなどでチェックしておきましょう。

出金伝票

領収書やレシートが他人が発行するため「支出を証明する効力が強い」ことに対し、お金が出ていったことを「自分で証明する」のが、出金伝票です。自分で記録するため証明する効力は比較的弱いですが、単純なメモ書きよりは信憑性が高まるので活用しましょう。

出金伝票で対応するのは、下記の場合です。

１と２については気を付けましょうとしか言えませんが、出金伝票が威力を発揮するのが３番目のパターンです。

例えば投資セミナーに参加した場合、セミナーの領収書はもらえると思いますが、新幹線でもなければ普段の電車賃は領収書もレシートももらえないですよね？仕事関連の知人の結婚式に招かれたとき、受付で「領収書ください」とは言わないですよね？

このように商売の慣例的に領収書やレシートが発行されるのが一般的でない場合は、他人が支出を証明してくれないので、自分で証明するしかありません。出金伝票は文房具店で100枚綴りで100円程度で購入できますので、活用しましょう。

出金伝票を利用する際の注意点は、下記になります。

必要になるタイミング

以上の領収書・レシート・出金伝票ですが、必要になるタイミングはいつでしょうか？

確定申告は支出をまとめて数字だけで報告しますので、書類を一緒に提出することはありません。確定申告では提出しませんが、税務調査があった場合には提示が必要になります。

税務調査で提出できない場合には、支出の証明ができず青色申告の承認が取り消しになったり、経費でマイナスになっていた分の追徴課税となるケースも有り得ますので、年別にファイルなどに入れてしっかりと保管しておきましょう。

保管義務がある期間は「７年」です。７年経過したら処分するというよりは、自分のビジネスの証明としてずっと保管しておくと良いでしょう。

経費の記録

経費の証明は領収書・レシート・出金伝票で行うとして、経費の記録はどのように行うのでしょうか？

当サイトではfreeeなどの電子会計システムを使った記録をおススメしています。

電子会計システムを使えば、日々の経費の記録だけでなく家事按分や年末の確定申告書類作成が半自動でできるので、帳簿付けがラクになります。簿記の知識は必要なく、お小遣い帳を付けられるレベルの知識があれば問題ありません。

こちらの図は電子会計システム「freee」の画面です。ほとんどの項目は入力に迷わないと思います。

ここではあまり聞きなれない、勘定科目について説明します。

勘定科目

勘定科目とは、収入や支出を仕分けするグループのようなものです。日々の収入や支出に対してグルーピングを行うことで、何にいくら使ったかを把握できるようになります。

またこの科目は確定申告を行う際の「青色申告決算書」でも利用されます。

実際に利用する科目にはどのようなものがあるか、Eタイプ・サラリーマンをやりながらSタイプ・個人事業主とIタイプ・投資家として不動産投資とFX投資を行っている場合をモデルケースとして、見ていきましょう。

まずは収入です。

次に支出です。下記の支出は大きな額は作れませんが、不動産投資でもFX投資でも作りやすい経費になります。

下記は不動産投資で作れる大きな経費になります。

下記は不動産投資を事業規模にして事業所得として申告することで、事務所費用として家事按分して積める経費です。